Adress- und Dokumentenverwaltung (E-Akte)

ITS Office CRM ist der zentrale Adressen-, Dokumenten- und Informationsspeicher für TS TransSoft.
Das Modul besitzt eine mehrstufige Adressenhierarchie. Diese gliedert sich in Firma (auch Mutter und Tochtergesellschaften,
Abteilung/Niederlassung und Person und bildet somit die tatsächliche Struktur einer Firma ab.

ITS Office CRM ist der zentrale Ablageort für jegliche Art von Dokumenten aus TS TransSoft. So werden hier erstellte/gedruckte Dokumente
aus dem gesamten TS TransSoft bei der Bezugsadresse gespeichert. Auch können hier eingescannte oder eingebundenen
(z.B. PDF, Word, Excel) Dokumente abgelegt und gefunden werden.

Über selbst definierbare Vorlagen können Briefe, Mails, Faxe oder jegliche andere Art von Dokumenten (z.B. Verträge, Kundenwünsche
oder Fakturierhinweise) erstellt werden. Diese können entweder im eigenen Format, aber auch als Word, Excel oder OpenOffice-Dokumente
erstellt werden. Dabei können die Vorlagen nach vielen Gesichtspunkten in Abhängigkeit vom Benutzer und der Empfängeradresse parametrisiert
werden, wie z.B. die Briefköpfe, die Absenderadresse oder die Sprache des Briefes (z. B. Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch).

Dabei müssen Sie sich nicht um die Ablage (z.B. Ordner und Dateinamen) kümmern, denn die Dokumente werden automatisch mit Schlagwörtern
versehen und in der Datenbank abgelegt. Sämtliche Adressen, Dokumente und Informationen werden im sogenannten Arbeitsplatz intuitiv nach
den Namen der Personen oder Firmen (z.B. Kunde oder Lieferant) abgelegt, für die dieses Dokument erstellt wurden.
Alternativ findet man Dokumente über die Volltextsuche.

Alle Dokumente können in PDF umgewandelt und somit direkt per Mail versendet werden.

Dadurch erhalten auch Kollegen, Vertretungen und neue Mitarbeiter schnell einen Überblick über die Vorgänge mit einem Kunden.

Angebotswesen

ITS Office CRM ist der zentrale Punkt für die Bearbeitung von Anfragen und Angeboten. Alle Anfragen können an einem zentralen Ort entgegengenommen
und von da aus über vordefinierten Abläufe an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt werden. Der Kunde kann darüber informiert werden, dass seine
Anfrage in Bearbeitung ist. Bereits zu diesem Zeitpunkt wird eine Anfrage-/Angebotsnummer zugewiesen, damit alle Korrespondenz hierzu unter dem
Angebotsvorgang automatisiert abgelegt wird.

Durch Auswahl von Tarifen – aber auch durch Direktanfragen bei Frachtführern - unterstützt Sie das System bei der Kalkulation.
Die Kalkulation wird als Tabelle in der Anfrage abgelegt und kann später für die Abrechnung herangezogen werden. Als Ergebnis erstellt
das System ein Angebot, welches Sie direkt per PDF an den Kunden senden können.

Über die Kundenhistorie und die Angebotserstellung hinaus unterstützt Sie die CRM-Funktionalität von ITS Office CRM bei der Planung und Durchführung
Ihren Verkaufstätigkeiten. So können Sie Adresslisten nach bestimmten Auswahlkriterien erstellen, die dann abgearbeitet werden können. Den Adressen werden
verschiedene Stati zugeordnet (z.B. Lead, Zielkunde, …), damit Sie über den Adressenbestand einen guten Überblick behalten.

Über Vorlagen wie z.B. Anrufprotokolle oder Kundenbesuchsberichte können Sie Ihre Tätigkeiten mit den Kunden stets dokumentieren und neue Termine planen.
Über das Dashboard werden Ihnen jeden Tag die anstehenden Aufgaben präsentiert.

Zur Durchführung von Kampagnen können Sie die Serienbrief/Serienmailfunktion verwenden


Für den Bereich Akquisition werden Sie
durch eine komfortable Adresslistenverwaltung und zwei Serienbrieffunktionen unterstützt.

CRM

Unabhängig von der passiven Ablage der Dokumente kann der Informationsfluss an andere Mitarbeiter aber auch aktiv per Workflow durchgeführt werden.
Dabei kann jegliche Art von Dokumenten zusammen mit einem Bearbeitungstermin (Wiedervorlage) an einen oder mehrere Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Diese erhalten die Dokumente zum einen als Dokumentenverknüpfung per E-Mail, zum anderen finden diese die Dokumente in Ihrer persönlichen To-Do-Ansicht.

Termine, die auf diese Art vergeben werden, werden dabei auch in den Notes-Kalender übertragen.