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    • Office Module

    Das Büromodul


    Die Officedatenbank ist der zentrale Adressen- und Informationsspeicher für TS Express. Das Officemodul besitzt eine dreistufige Adressenhierarchie. Diese gliedert sich in Firma, Abteilung/Niederlassung und Person und bildet somit die tatsächliche Struktur einer Firma ab. 

    Im Officemodul können Sie Korrespondenzen mit Hilfe von Vorlagen erstellen und diese Korrespondenz anschließend versenden. Dabei können Sie eine optimierte Versandmethode wählen, abhängig davon, ob der Kontakt eine E-Mail-Adresse, eine Faxnummer oder nur eine Briefanschrift besitzt. 

    Des Weiteren können die Vorlagen nach vielen Gesichtspunkten in Abhängig-keit vom Benutzer und der Empfängeradresse parametrisiert werden, wie z.B. die Briefköpfe, die Absenderadresse oder die Sprache des Briefes (z. B. Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch). 

    Dabei ist das Office-Modul vollständig in das IBM Lotus Notes E-Mail-System integriert. So können Mails aus der Benutzer-Mailbox ins Office kopiert werden und das Office wird im Standard-Mailprogramm als Adressbuch dargestellt. Für den Bereich Akquisition werden Sie durch eine komfortable Adresslisten-verwaltung und zwei Serienbrieffunktionen unterstützt.


    Informationsdokumente, die teilweise auch in den anderen Modulen dargestellt werden, können über das System erzeugt und abgelegt werden. So können Sie z.B. Verträge, Kundenwünsche oder Fakturierhinweise hinterlegen. Auch das Einstellen von Abfertigungsverboten ist denkbar. 

    Sämtliche Adressen, Korrespondenzen und Informationen werden im sog. Desktop intuitiv nach den Namen der Personen oder Firmen abgelegt, für die dieses Dokument erstellt wurde. Dadurch erhalten auch Kollegen, Ver-tretungen und neue Mitarbeiter schnell einen Überblick über die Vorgänge mit einem Kunden.